Quittance de loyer commercial

Vous êtes propriétaire d'un local que vous louez en vertu d'un bail commercial et votre locataire vous demande de lui délivrer une quittance de loyer commercial pour un mois donné.

Attention : le paiement du loyer du bail commercial doit être intégral, sans quoi la quittance ne peut être délivrée.

En contrat de bail commercial comme en bail d'habitation meublée ou non meublée, le loyer payé par le locataire représente la contrepartie à l’occupation des locaux. Le paiement du loyer est donc de la plus grande importance, son défaut constituant un manquement aux obligations contractuelles susceptible de justifier une résiliation du bail. Encore faut-il pouvoir prouver que le paiement du loyer a bien été reçu.

Pour prouver le paiement du loyer, le locataire peut produire une quittance de loyer fournie par son bailleur. Il s’agit d’un document facultatif qui, remis au locataire, peut servir de justificatif de paiement ou de domicile auprès de divers organismes ou cocontractants. Le bailleur n’a cependant l’obligation de la produire que lorsque le locataire lui en fait la demande. A partir du moment où le propriétaire de l’immeuble ou son mandataire bailleur reçoivent une telle demande de quittance, la procurer à leur preneur devient obligatoire. Il s’agit là d’un aspect essentiel du rapport entre le bailleur et le locataire d’un local commercial.

En effet, dès lors que le locataire en fait la demande et qu’il a effectivement payé son loyer dans son intégralité, le bailleur est tenu de lui remettre gratuitement une quittance de loyer, qui atteste de ce paiement. Cette obligation est étendue au delà de la durée du contrat. En d’autres termes, même lorsque le bail est terminé et que le locataire a quitté les lieux, il reste en droit d’exiger du propriétaire les quittances correspondant au paiement des loyers passés du bail terminé. En outre, la quittance est alors obligatoire même dans le cadre d’un bail conclu à l’oral (ce qui est extrêmement rare) ou en cas de paiement du loyer en espèces.

La quittance de loyer commercial doit obligatoirement renseigner les sommes versées par le locataire, parmi lesquelles elle doit distinguer le loyer et les charges. Au delà de ces mentions obligatoires, elle reste relativement libre, mais comporte généralement les éléments suivants :

• Le montant du loyer avec distinction entre le loyer net et les charges,
• Les nom et adresse du locataire,
• La période concernée par le paiement attesté,
• Le montant total des sommes versées, et
• La date d’émission de la quittance.

La quittance constitue une protection juridique en cas de litige mais elle peut aussi s’avérer utile à votre locataire pour ses démarches administratives. Vous n’êtes pas tenu de lui adresser une quittance de votre propre initiative mais s’il en fait la demande, la lui fournir devient une obligation.

Une fois votre quittance rédigée, vous pouvez la télécharger en ligne, pour l'imprimer directement depuis chez vous, sans oublier de la signer. Vous devez alors la faire parvenir à votre locataire, à vos propres frais, soit en mains propres, soit par voie postale, soit encore par voie électronique si le preneur l’accepte.

Est-il obligatoire d’adresser une quittance de loyer commercial à son locataire ?

La quittance de loyer est un document facultatif dans le sens où le locataire peut s’en passer, mais obligatoire dès lors qu’il en fait la demande légitime. Ainsi, si le locataire a payé son loyer en entier et adresse au bailleur une demande de quittance, sa transmission devient alors obligatoire.

Le locataire qui n’a pas payé intégralement son loyer peut-il exiger une quittance de loyer ?

NON. Le locataire d’un local commercial n’a aucune légitimité à se voir remettre une quittance s’il n’a payé qu’une partie de son loyer. En effet, la quittance n’est obligatoire que pour un paiement intégral, tandis que seul un reçu pour paiement partiel de loyer peut être exigé par le locataire qui ne s’est acquitté que d’une partie de sa dette locative.

Le locataire peut-il conditionner le paiement de son loyer à la délivrance d’une quittance?

NON. Si le bailleur est tenu d’établir une quittance chaque fois que le locataire ayant effectué son paiement le demande, celui-ci ne peut subordonner le paiement du loyer à la rédaction de la quittance.

L’envoi de la quittance de loyer peut-elle être facturée au locataire ?

NON. L'établissement comme la transmission de la quittance de loyer doivent être gratuits. Les éventuels frais d’envoi sont donc payés par le bailleur et ne peuvent en aucun cas être mis à la charge du locataire.

Le bailleur peut-il envoyer la quittance de loyer à son locataire par mail ?

OUI, mais pas dans n’importe quel cas. Depuis la loi ALUR de 2014, il peut être convenu de l’envoi des quittances de loyer par voie électronique, mais uniquement si le locataire l’accepte, soit au contrat de bail commercial soit par une autorisation ultérieure. Ce mode d’envoi est beaucoup utilisé depuis qu’il est possible, car il simplifie les démarches pour le bailleur mais règle aussi le conflit relatif au coût de la quittance de loyer.

Quelles conséquences si le bailleur n’établit pas la quittance demandée ?

Le bailleur qui omet de transmettre une quittance de loyer obligatoire s’expose au paiement de dommages intérêts si le locataire en subit un préjudice.

Si le bail commercial dépend d’un régime spécifique établi aux articles L. 145-1 et suivants du Code de commerce, les règles applicables à la quittance de loyer sont calquées sur celles que la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, à jour de la loi du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové dite ALUR, instaure dans les rapports locatifs entre bailleur et preneur d’un logement.