Créer une société : la domiciliation commerciale

Au moment de créer sa société, il faut fixer un siège social, adresse officielle de votre société. Vous pouvez alors choisir de recourir à la domiciliation commerciale. LegaLife fait le point sur cette possibilité d’installer votre siège social auprès d’une société de domiciliation.

La domiciliation commerciale, une solution pour votre siège social

Si vous envisagez de monter une entreprise, par exemple une SAS ou une SARL, il y a des étapes à ne pas manquer pour créer sa société.

L’obligation de fixer un siège social

A ce titre, vous devez fixer un siège social. Il s’agit de l’adresse officielle de votre entreprise, son domicile administratif obligatoire. En effet, il doit impérativement être mentionné au moment de l’immatriculation de votre société. Cette obligation s’applique que vous dépendiez du RCS (Registre du commerce et des sociétés) ou du Répertoire des métiers.

Mais alors, où domicilier sa société ? Si vous signez un bail commercial pour exercer votre activité dans un local en propre, il n’y a pas de difficulté, sauf règles contraires spécifiques au local. Il en va de même si la société est propriétaire du local. Vous pouvez également, sous réserve du respect de certaines conditions, fixer le siège social au domicile personnel du dirigeant social.

Mais au delà de ces cas, il est possible de recourir à une société de domiciliation d’entreprise, c’est-à-dire choisir un “centre d’affaires”.

La possibilité d’installer le siège social auprès d’un centre d’affaires

Créer son entreprise peut être cher. Au moment de lancer votre activité, vous pouvez faire face à des dépenses non négligeables de développement, de recherche,… C’est face à ce coût de l’installation individuelle d’une entreprise que la solution du centre d’affaires est apparue. En choisissant de fixer votre siège dans des locaux communs, vous réduisez vos frais. Le choix d’un local collectif peut se traduire par la pépinière d’entreprise, structure qui aide les jeunes entreprises. Mais vous pouvez aussi faire appel aux services d’une entreprise de domiciliation commerciale.

Ces entreprises sont des prestataires de services qui fournissent à titre professionnel un siège statutaire, une adresse postale ou commerciale, et éventuellement d’autres services. Cette solution est souvent moins chère car partagée, mais elle n’est pas gratuite. La profession de domiciliataire est en outre encadrée.

La domiciliation commerciale, une activité réglementée

L’entreprise qui propose des services de domiciliation commerciale doit obtenir un agrément préfectoral, et les modalités de son activité sont encadrées par une stricte réglementation.

La domiciliation commerciale est exercée sous condition d’agrément

La société de domiciliation exerce son activité commerciale sous condition d’agrément. En effet, depuis 2010 (ordonnance du 30 janvier 2009), toute entreprise qui sert ainsi de siège à d’autres sociétés doit présenter une demande d’agrément à ce titre. Il est obtenu soit auprès du Préfet du département, soit auprès du Préfet de Police pour la domiciliation à Paris. Cet agrément administratif est valable pour une durée de 6 ans, et doit ensuite être renouvelé.

Pour pouvoir exercer cette profession, l’entreprise doit répondre à des conditions d’honorabilité. En outre, elle doit être installée dans un local adapté à l’exercice d’une activité commerciale. Il ne peut donc pas s’agir d’un local à usage d’habitation principale ou à usage mixte professionnel. La société doit également pouvoir justifier de son occupation régulière.

L’entreprise de domiciliation dûment agréée peut alors conclure un contrat de domiciliation, lui-même encadré.

Le contrat de domiciliation commerciale

L’exigence d’un contrat écrit

Pour domicilier une société, l’entreprise de domiciliation doit signer un contrat écrit. Il est conclu pour au moins 3 mois, et il est renouvelable par tacite reconduction, avec une exigence de préavis pour sa résiliation. Le contrat de domiciliation doit faire mention de l’agrément de l’entreprise, et il est mentionné au RCS. Si vous choisissez de domicilier votre société auprès d’un centre d’affaire, vous devez donc joindre le contrat à votre dossier d’immatriculation.

NB. LegaLife peut s’occuper pour vous des formalités d’immatriculation de votre société.

Les obligations découlant du contrat

L’entreprise de domiciliation doit alors mettre à votre disposition des locaux comportant une pièce propre à assurer une certaine confidentialité. Elle doit vous permettre des réunions régulières pour les dirigeants de la société, et la conservation et la consultation de vos archives.

La société de domiciliation est également soumise à des obligations d’information envers l’administration fiscale et le greffier du Tribunal de commerce. Elle doit par exemple informer le greffier de l’expiration ou de la résiliation du contrat de domiciliation, et le prévenir si vous n’avez pas relevé votre courrier depuis plus de 3 mois. En outre, le centre d’affaire doit tenir un dossier à jour pour chacun de ses clients, qui regroupe notamment les justificatifs d’identification et de contact des représentants légaux des entreprises domiciliées. En substance, il s’agit donc d’une exigence de transparence vis-à-vis de l’administration.

De votre côté, en tant qu’entreprise domiciliée, vous devez effectivement utiliser les locaux mis à votre disposition. Vous êtes également tenu de maintenir votre contractant informé d’éventuelles modifications de votre statut ou de votre situation.

Au delà des règles qui découlent du statut réglementé de l’activité de domiciliation commerciale, vous pouvez aménager à votre convenance les clauses du contrat de domiciliation. En effet, tous les centres d’affaires ne proposent pas les mêmes services. Les différentes prestations proposées vous permettront alors de faire votre choix.

Textes de référence

Le régime de l’activité de domiciliation d’entreprise est prévu aux articles L. 122-11-3 et suivants du Code de commerce et précisé aux articles R.123-1661 du même Code, à jour de l’Ordonnance n° 2009-104 du 30 janvier 2009.