Lettre recommandée électronique : économisez du papier !

Vous souhaitez envoyer un document par lettre recommandée ? Pourquoi ne pas l’envoyer par lettre recommandée électronique et gagner du temps ?

L’envoi d’un document par lettre recommandée électronique est aujourd’hui une façon très sûre et juridiquement probante d’envoyer des documents. La lettre recommandée électronique présente également l’avantage d’être quasi instantanée et de vous permettre d’économiser du papier.

Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ?

La lettre recommandée électronique consiste dans l’envoi d’une lettre par voie électronique dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat.

Selon l’article 1369-8 du Code civil, une lettre recommandée électronique doit remplir certaines conditions pour être valable, au même titre qu’une lettre recommandée classique :

• Elle doit être acheminée par un tiers ;
• Elle doit permettre l’identification du tiers ;
• Elle doit permettre la désignation de l’expéditeur ;
• Elle doit garantir l’identité du destinataire ; et
• Elle doit établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.

Le tiers doit alors conserver l’original électronique de la lettre ainsi que de son empreinte informatique pendant au moins un an, permettant à l’expéditeur de lui demander une copie à tout moment.

Outre cela, la lettre recommandée électronique comporte quelques différences liées à la qualité du destinataire. En effet, si le contrat est conclu entre deux professionnels, l’utilisation du recommandé électronique est de droit.

Cependant, si le contrat concerne un professionnel et un non-professionnel, notamment dans le cadre du commerce en ligne, l’utilisation de la lettre recommandée par voie électronique n’est possible que si le non professionnel en a fait la demande lui même, ou s’il a accepté l’utilisation lors des échanges antérieurs. En cas de refus, vous ne pourrez pas procéder par lettre recommandée électronique : vous devrez alors envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception en format papier.

Valeur probante de la lettre recommandée électronique ?

En ce qui concerne la force probante, les articles 1369-8, 1316-1 et 1316-3 du Code civil ainsi que le décret d’application n°2011-144 du 2 février 2011, confèrent la même force probante d’une lettre recommandée classique à sa version électronique.

Ainsi, la lettre recommandée électronique, comme la lettre recommandée avec accusé de réception classique (papier), est une preuve littérale, telle que définie par l’article 1316 du Code civil : « La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission ».

La charge de la preuve est renversée en ce qui la concerne, c’est-à-dire qu’il incombe au destinataire de prouver que le contenu de la lettre n’était pas celui indiqué par l’expéditeur, ou alors prouver, le cas échéant, que l’enveloppe recommandée ne contenait aucune lettre.

Questions fréquentes sur le recommandé électronique

Que se passe-t-il si, le destinataire non-professionnel refuse de recevoir la lettre recommandée par voie électronique ?

En cas de refus par le non-professionnel, vous devez lui faire parvenir la lettre recommandée matérielle par voie postale.

Est-ce que le contenu de la lettre recommandée est immédiatement envoyé lorsque j’indique son contenu et lorsque je fournis les informations nécessaires ?

Afin d’attester de la réception de la lettre, notre partenaire AR24 va d’abord procéder à la notification du destinataire, par courrier électronique, de l’existence d’une lettre recommandée dont il est le destinataire et qu’il a quinze jours pour accepter ou refuser de la recevoir via le portail AR24 de notre partenaire.

Par quels moyens assurez-vous la réception et la signature de la lettre recommandée électronique ?

Lorsque le destinataire accepte de recevoir la lettre recommandée électronique, un code de vérification temporaire lui sera communiqué par SMS ou par Mail, au choix de l’expéditeur. Une fois en possession de ce code (reçu sur son téléphone ou dans sa boîte mail), le destinataire peut accéder au document qu’il lui a été envoyé.

L’utilisation du code de vérification déclenche la signature électronique du destinataire, et atteste de la réception de la lettre recommandée électronique et l’expéditeur en est informé.

En tant qu’expéditeur, est-ce que je suis notifié du déroulement de l’envoi ?

Oui, en tant qu’expéditeur, vous serez notifié dans deux cas :

• Lors d’un refus de réception de la lettre recommandée électronique, ainsi que des motifs de refus le cas échéant.
• Vous serez également informés en cas d’acceptation de la lettre recommandée électronique.