L’un de vos salariés quitte votre entreprise, de son fait ou suite à un licenciement ? Quelles démarches devez-vous suivre et quelles formalités devez-vous accomplir ? Plusieurs documents sont à remettre à votre salarié pour que son départ soit effectué dans les règles. LegaLife vous éclaire sur les documents remis au salarié lors de son départ.

Quels sont les documents remis au salarié par l’employeur lors de son départ ?

Quelle que soit la raison du départ du salarié, l’employeur doit lui remettre trois documents au moment de son départ :

Le reçu pour solde de tout compte

Solde de tout compteLe reçu pour solde de tout compte est l’un des documents remis au salarié par l’employeur, signé par les deux parties. Il récapitule les sommes versées entre l’employeur et l’employé jusqu’à la rupture du contrat de travail.

Le solde est remis au salarié qui en atteste par un reçu. Il doit être fait en deux exemplaires.

Si le salarié souhaite contester ce solde, il peut le faire. Il dispose alors d’un délai de 6 mois après sa signature. Au delà, le document devient libératoire pour l’employeur. La contestation du solde de tout compte est envoyée par lettre recommandée.

Le certificat de travail

Le certificat de travail prouve que le salarié est libre de tout engagement. Il permet donc notamment de postuler à un autre poste auprès d’un autre employeur. Il peut être remis en main propre au salarié qui signe alors une décharge attestant sa bonne réception, ou lui être envoyé par courrier recommandé.

Le certificat de travail permet également au salarié de témoigner de ses périodes de travail et de sa présence pendant une durée donnée au sein de l’entreprise.

Attention : Le certificat de travail ne doit pas être confondu avec l’attestation de travail qui est délivrée par l’employeur pendant la période d’emploi du salarié.

L’attestation pour Pôle Emploi

« L’attestation Pôle Emploi » est délivrée au salarié avec les deux autres documents remis au salarié ; elle lui permet de faire valoir ses droits au chômage.

L’attestation n’est pas rédigée par l’employeur ; il peut se la procurer auprès de Pôle Emploi ou la remplir en ligne.

Attention : quand l’attestation est remplie en version papier, l’employeur doit, en plus de la version qu’il remet à son salarié, en transmettre un exemplaire à Pôle Emploi.

Quand l’attestation est remplie en ligne, la transmission est automatique.

Attention : depuis le 1er janvier 2012, quand l’entreprise emploie 10 personnes ou plus, l’attestation doit obligatoirement être remplie de façon électronique. En échange de la transmission automatisée, Pôle Emploi délivre à la société l’attestation à remettre au salarié.

La remise de ces documents est-elle obligatoire qu’elle que soit la raison du départ du salarié ?

Les documents obligatoiresLa remise de ces documents est obligatoire, que le salarié quitte l’entreprise de son propre fait, par l’expiration de son contrat de travail ou par sa démission ou qu’il s’agisse d’un licenciement. Quels que soient les motifs motivant ce départ, ces documents doivent lui être délivrés. La même règle s’applique également lorsque le salarié a signé avec son employeur une rupture conventionnelle.

Ainsi par exemple, le contrat de travail est exigible même en cas de décès du salarié, de liquidation judiciaire ou encore de nullité du contrat de travail.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de ces obligations ?

Le refus de délivrance du certificat de travail est passible de sanctions pénales (amende) et / ou civiles. En effet, la Cour de cassation considère que le défaut de remise du certificat entraine nécessairement un préjudice pour le salarié, préjudice qui peut être réparé par le versement de dommages et intérêts.

Par ailleurs, le retard dans la remise du certificat est également sanctionné par une amende fonction du nombre de jours de retard.

De la même façon, la Cour de cassation a jugé que le retard dans la délivrance de l’attestation Pôle emploi causait un préjudice au salarié qui pouvait en réclamer réparation par le versement dommages et intérêts, à condition de pouvoir apporter la preuve du préjudice (nécessité d’ouvrir un crédit par exemple).

Il est également possible pour le salarié, après une mise en demeure de délivrance par lettre recommandée, d’avoir recours à une procédure d’urgence (référé) pour obtenir la délivrance des documents sous astreinte financière.

Attention : Les documents de fin de contrat sont quérables et non portables, c’est-à-dire qu’il revient au salarié d’aller les chercher et non à l’employeur de les lui faire parvenir. Rien n’empêche toutefois ces deux parties de convenir d’un autre mode de transmission.

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Les documents remis au salarié lors de son départ
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A propos de l'auteur

Thomas Rivoire

Diplômé d'HEC Paris et titulaire du diplôme supérieur du notariat, j'ai plus de cinq années d'expérience au sein d'une étude de notaires. En tant que co-fondateur de LegaLife, je suis en charge du contenu juridique et du développement de l'offre de services que nous proposons à nos clients.

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1 commentaire

  • Le salarié n’a même pas à apporter la preuve du préjudice puisque la cour de cassation reconnaît que la remise tardive de l’attestation pôle emploi entraîne nécessairement un préjudice qui doit être réparé