Par opposition à la lettre simple, le recommandé permet non seulement à un expéditeur de suivre l’acheminement de son courrier important, mais également de conférer à celui-ci une valeur juridique, puisqu’il est remis au destinataire contre reçu (en recommandé simple) et éventuellement signature (en recommandé avec accusé de réception). Mais avec l’émergence des nouvelles technologies et d’Internet, cette version papier cède progressivement du terrain à son homologue virtuelle : la lettre recommandée électronique.

L’acheminement de la lettre recommandée électronique

Il revêt deux formes :

  • l’acheminement sous la forme papier (par voie postale) : le document est envoyé par voie électronique, puis imprimé et mis sous pli confidentiel par le tiers, et ensuite distribué par les services postaux ;
  • l’acheminement sous la forme électronique (proposé par certains prestataires de service) : la lettre recommandée est traitée intégralement de manière électronique, de son envoi jusqu’à sa distribution.

Quel est l’intérêt d’envoyer un document en recommandé électronique ?

Tout comme sa version papier, la lettre recommandée électronique permet à son expéditeur de disposer d’une preuve d’envoi (avec confirmation de la date) ainsi que de réception, puisque le destinataire signe un reçu à sa remise par le tiers (la plupart du temps les services postaux, mais pas uniquement puisque des prestataires privés proposent maintenant ce type d’envoi) chargé de son acheminement. Elle a donc une valeur juridique reconnue, dans le cadre par exemple d’une mise en demeure ou d’un recours, à condition cependant de remplir certaines conditions.

Les conditions de validité juridique du recommandé électronique

Pour être juridiquement valable et donc recevable, la lettre recommandée électronique doit remplir plusieurs conditions :

  • le tiers acheminant ce courrier doit pouvoir garantir les identités du destinataire et de l’expéditeur ;
  • les dates d’expédition et de réception doivent non seulement être garanties mais également vérifiables ;
  • lorsque le destinataire est un particulier, l’expéditeur doit obtenir son accord préalable ;
  • un avis de réception doit parvenir à l’expéditeur, par voie postale ou électronique, afin de lui permettre de conserver cette preuve.

Lorsque ces conditions sont réunies, la lettre recommandée électronique possède alors la même valeur juridique que sa version papier, puisque la preuve de son envoi peut être constatée.

Les obligations du tiers en charge de l’acheminement du recommandé

Le tiers doit informer (sans préciser l’identité de l’expéditeur) par courrier électronique le destinataire, et ce avant l’envoi, qu’un recommandé électronique va lui parvenir. Il doit aussi le prévenir de sa possibilité de l’accepter ou de le refuser, dans un délai de quinze jours à partir du lendemain de l’envoi de l’information. En cas de refus (seulement d’un particulier), le document électronique est converti en document papier et remis comme un recommandé classique à l’adresse postale du destinataire.

Par ailleurs, le tiers qui est chargé de l’acheminement de cette lettre recommandée électronique est tenu de conserver les informations relatives à ce courrier pendant un an, ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique. L’expéditeur peut et doit avoir accès à ce contenu pendant toute la durée légale de conservation.

Les avantages de la lettre recommandée électronique

Les avantages de la lettre recommandé électronique sont nombreux :

  • l’accessibilité, puisque l’envoi peut s’effectuer n’importe quand (exit les horaires d’ouverture des bureaux) et n’importe où, à partir du moment où l’expéditeur dispose d’un ordinateur et d’une connexion Internet ;
  • le gain de temps : plus besoin de se déplacer au bureau de poste et de faire la queue pour avoir accès à un guichet ;
  • la rapidité, le document étant transféré instantanément lorsqu’il est acheminé par voie électronique ; et
  • la sécurité, le tiers devant conserver un an toutes les informations relatives à cet envoi.
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A propos de l'auteur

Thomas Rivoire

Diplômé d'HEC Paris et titulaire du diplôme supérieur du notariat, j'ai plus de cinq années d'expérience au sein d'une étude de notaires. En tant que co-fondateur de LegaLife, je suis en charge du contenu juridique et du développement de l'offre de services que nous proposons à nos clients.

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