Vous avez besoin d’un nouveau collaborateur pour développer votre activité ? Vous songez à embaucher un stagiaire ? Cette solution peut être source de bénéfices pour l’entreprise et le stagiaire, mais certaines conditions doivent être respectées ! LegaLife fait le point pour vous sur les règles qui encadrent cette embauche particulière !

Le statut du stagiaire

Afin d’éviter les abus et d’encadrer cette pratique, embaucher un stagiaire doit se faire dans un cadre précis.
En effet, depuis le 1er septembre 2010, les stages doivent nécessairement être le prolongement d’un cursus pédagogique.
De ce fait, le stagiaire doit obligatoirement avoir le statut étudiant. Il n’est donc techniquement pas possible de recruter en stage un jeune actif déjà diplômé !

Par ailleurs, la mission doit correspondre aux objectifs de la formation suivie par le stagiaire. Elle doit correspondre à une mise en situation temporaire en milieu professionnel et apporter une dimension pratique aux connaissances acquises en cours. Il faut donc que les tâches confiées au stagiaire au sein de l’entreprise soient en adéquation avec le diplôme qu’il a obtenu. Il doit être en mesure de justifier en quoi le stage apporte une expérience en lien avec  la théorie qu’on lu a enseignée.

Les modalités d’accueil du stagiaire

Lorsque vous recrutez un collaborateur dans le cadre d’un stage, il faut vous assurer que celui-ci ne remplace pas un poste qui aurait pu être créé. De ce fait, le stagiaire ne doit pas :

• Remplacer un salarié licencié ou absent
• Remplacer un emploi permanent
• Faire face à un accroissement temporaire d’activité
• Occuper un emploi saisonnier

Un délai de carence, correspondant au 1/3 de la durée du stage précédent, doit être respecté entre 2 stages. Après un stage de 6 mois, l’employeur doit donc attendre 2 mois avant de recruter un nouveau stagiaire sur le même poste.

En outre, le stage ne peut excéder 6 mois. Dans l’éventualité où il serait fractionné, une limite de 924 heures par an est implosée. Sont prises en compte les heures de présence effective du stagiaire à son poste.

De la même manière, le nombre de stagiaire pouvant être accueillis au sein d’une même entreprise est limité par le décret n° 2015-1359 du 26 octobre 2015. Ils ne doivent pas représenter plus de 15 % des équipes, 20% en cas de stages obligatoires en milieu professionnel. Pour les entreprises de moins de 20 salariés, ils ne peuvent pas être plus de 3, ou 5 en cas de stages obligatoires en milieu professionnel.

Cette obligation ne s’applique pas si le stage est interrompu à l’initiative du stagiaire.

Le coût de l’embauche d’un stagiaire

Au delà de deux mois consécutifs ou non de travail au sein de l’entreprise, le stage sera nécessairement rémunéré. Cela correspond à la 309 ème heure travaillée au cours de la même année universitaire. En deçà, la gratification est facultative.

Cette embauche n’est pas soumise au SMIC horaire classique. En 2018, le montant minimal de cette rémunération correspond à une gratification de 3,60 €/heure.
Par ailleurs, les cotisations diffèrent également de l’embauche en CDD ou CDI. Ainsi, si l’indemnité de stage ne dépasse pas le montant de gratification minimal, elle est exonérée de cotisations sociales.

Si elle dépasse ce montant, seule la fraction excédentaire est soumise paiement des charges. Embaucher un stagiaire est donc particulièrement intéressant pour l’entreprise.
Toutefois, il faut tout de même prendre en compte le temps nécessaires à l’encadrement et la formation du stagiaire, qui constitue la contrepartie de ces avantages.

Les avantages octroyés au stagiaire

Bien que le stagiaire ne soit pas considéré comme un salarié, il bénéficie toutefois de certains avantages similaires, sous réserve d’être embauché plus de 2 mois.

Ainsi, en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, il a le droit, au même titre et aux mêmes conditions que les salariés à des congés.  De la même manière,  la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence pour le stagiaire. Toutefois, la rémunération des congés est facultative.

Par ailleurs, le stagiaire doit avoir accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés. L’employeur doit également rembourser une part des frais de transport engagés pour effectuer le stage, de la même manière qu’il le fait pour les salariés.

Les formalités nécessaires à l’embauche du stagiaire

Tout comme l’embauche en CDI ou CDD fait l’objet d’un contrat de travail, le recrutement d’un stagiaire doit nécessairement faire l’objet d’une convention tripartite. Elle est signée par l’entreprise, le stagiaire et son école, qui émet la convention de stage.

C’est ce document qui régira les relations entre l’entreprise et le stagiaire. La convention défini les conditions du stage, à la manière d’un contrat de travail. Cette convention doit notamment contenir les points suivants :

• La définition des activités confiées au stagiaire, qui dépendent des objectifs de la formation
• Les dates de début et de fin du stage
• La durée hebdomadaire maximale de présence dans l’entreprise
• Le montant de la gratification versée au stagiaire
• La liste des avantages offerts par l’entreprise
• Le régime de couverture sociale du stagiaire
• Les modalités de résiliation ou de suspension du stage

En revanche, la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF n’est pas requise, car le stagiaire n’a pas le statut de salarié. Cependant, l’employeur doit tout de même mentionner l’embauche dans le registre unique du personnel. En fin de stage, n’oubliez pas de remettre au stagiaire, une attestation de stage !

Des questions ? n’hésitez pas à consulter l’un de nos avocats spécialisés en droit du travail pour être conseillé !

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Embaucher un stagiaire : quelles sont les règles ?
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A propos de l'auteur

Laurène

Diplômée d'un master en droit des affaires de l'Université Paris X Nanterre, je suis notamment en charge de la rédaction de nos guides juridiques.

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