PV approbation des comptes SAS, SARL, SASU, EURL

La gestion courante d’une société, quelle qu’en soit la forme, nécessite d’accomplir un certain nombre de démarches, qui vont de la gestion du personnel à l'accomplissement des démarches comptables exigées par la loi.

Chaque année, en fin d’exercice, les comptes des sociétés commerciales sont arrêtés. On parle ainsi de comptes annuels, ou de comptes sociaux, pour désigner le tout indivisible que forment le bilan, le compte de résultat, et l'annexe les expliquant. Il s’agit pour en donner une définition globale de documents comptables devant obligatoirement être établis à la fin de chaque exercice par les sociétés commerciales.

Le dirigeant est alors dans l’obligation de convoquer les associés afin de les réunir en une assemblée générale ordinaire (AGO) intervenant au plus tard dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice.

L’objectif de l’assemblée est que la collectivité des associés ou des actionnaires se prononce sur les comptes de l’exercice écoulé en procédant à leur approbation sur la base du rapport de gestion remis par le dirigeant, sachant qu’une modification ou un refus sont également possibles. S’il y a lieu, l’assemblée peut également décider de l’attribution de dividendes et des conditions dans lesquelles cette distribution interviendra. On parle alors d’affectation du résultat de l’exercice.

Cette AG est donc une étape-clé dans la vie sociale. Elle est matérialisée et prouvée par un procès verbal qui doit être dressé rapidement après sa tenue.

Vous devez donc, chaque année et dans le délai imparti, rédiger un procès verbal d’approbation des comptes sociaux pour attester des décisions, ici appelées résolutions, relatives aux comptes annuels. Ce procès verbal est strictement encadré par la loi, autant dans sa forme que par son contenu.

Pour obtenir un document conforme en quelques clics, nous vous proposons ce modèle type, rédigé par des professionnels du droit. Cet exemple est à remplir en ligne en répondant à un questionnaire simple et rapide. Notre logiciel prend alors en compte vos réponses en temps réel pour vous permettre de générer en un temps record et à moindre coût un procès verbal personnalisé.

De manière générale, le procès verbal d’approbation des comptes annuels contient notamment les éléments suivants, modulés selon le type de société et les spécificités de votre situation grâce à notre questionnaire :

• L’identification de la société,
• La date et le lieu de l’AG,
• L’identité du dirigeant,
• Le quorum (la part des associés ou actionnaires présents),
• Le mode de convocation,
• Les documents et rapports consultés,
• Un résumé des débats,
• Le texte des résolutions,
• Le résultat des votes.

Une fois rédigé, votre procès verbal est à télécharger et à imprimer. Il doit alors être signé par les associés ou actionnaires et le dirigeant de la société. Vous pouvez ensuite le transmettre au greffe.

Toute entreprise commerciale est en effet dans l’obligation de déposer ses comptes sociaux au greffe du Tribunal de commerce compétent, à savoir le greffe du lieu du siège social où la société est immatriculée, dans le délai maximum de 1 mois suivant leur approbation. Il s’agit de donner au public une image sincère et fidèle de la santé financière et économique de la structure, confirmant sa solvabilité ou révélant ses difficultés.

Doivent être soumis au greffe les justificatifs suivants certifiés conformes :

• Le bilan et le compte de résultat,

• Les annexes,

• Le rapport de gestion,

• Le procès-verbal de l’AGO d’approbation des comptes,

• Le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.

En dernier lieu, un avis de publication des comptes est inséré au Bodacc.

L’approbation des comptes de la SAS
En SAS, société par actions simplifiées, l’obligation de présentation des comptes à l’AG est mise à la charge du président et des dirigeants désignés dans les statuts. En effet, si la SAS est soumise à l’obligation légale de consultation des actionnaires, les modalités d’approbation des comptes sociaux (et notamment les règles de majorité) sont librement fixées par les statuts, ce qui explique qu’elle puisse parfois se faire par simple consultation écrite, ou encore par vidéoconférence.
En outre, la loi ne prévoit pas de sanction pénale applicable au dirigeant de SAS en cas d'inexécution de l'obligation de soumettre les comptes à l’approbation de l’AGO.

L’approbation des comptes de la SASU
En SASU, forme unipersonnelle de la SAS, il n’y a qu’un actionnaire. La loi n’exige donc pas de procès verbal d’approbation des comptes. Le seul dépôt auprès du greffe des comptes certifiés conformes vaut alors approbation.

L’approbation des comptes de la SA
En SA (société anonyme), ce sont le président et les membres du conseil d'administration (en SA moniste) ou du directoire (en SA dualiste) qui sont tenus de présenter les comptes annuels à l’assemblée des actionnaires.

L’approbation des comptes de la SARL
En SARL, société à responsabilité limitée, l’obligation de présentation des comptes à l’AG est mise à la charge du gérant, qui en est le dirigeant.

L’approbation des comptes de la SCI
Tout SCI (société civile immobilière) n’est pas tenue de présenter ses comptes annuels pour approbation et dépôt au greffe. En effet, il s’agit d’une forme civile de société, et seules les SCI ayant opté pour le régime fiscal de l’impôt sur les sociétés plutôt que de rester soumises à l'impôt sur le revenu sont soumises à cette obligation. C’est alors le gérant de la SCI qui est responsable de l’approbation des comptes par l’AG.

Faut-il rédiger un procès verbal d’approbation des comptes pour déposer les comptes d’une entreprise unipersonnelle ?
NON, en EURL ou en SASU, il ne peut y avoir d’assemblée générale des associés ou des actionnaires puisqu'il n’y en a qu’un. Il suffit alors d’un simple dépôt des comptes au greffe du Tribunal de commerce, sans qu’un procès verbal soit nécessaire

Que risque un dirigeant qui ne présente pas les comptes annuels pour approbation par l’AG ?
Le dirigeant est responsable de la présentation des comptes à l’AG pour approbation. En cas de manquement à cette obligation, il s’expose donc à des sanctions pénales en tant qu’organe exécutif de la société chargé de cette présentation annuelle. En outre, il engage sa responsabilité civile pour faute de gestion en cas de retard, et peut être condamné à payer des dommages à intérêt si un préjudice est subi par la société ou les associés.

Les comptes sociaux sont-il obligatoirement établis par un commissaire aux comptes ?
Pas nécessairement. Il est parfois obligatoire de faire appel à un commissaire aux comptes (notamment en SA, et selon des critères de seuil et de contrôle pour les autres sociétés commerciales), mais pas toujours.

Les petites entreprises sont-elles soumises aux mêmes obligations en matière de dépôt de comptes sociaux ?
Depuis une Ordonnance du 30 janvier 2014 et la loi Macron du 6 août 2015 ainsi que son décret d’application du 11 mars 2016, les micro-entreprises et les petites entreprises qui répondent à certaines conditions de seuil peuvent présenter des comptes simplifiés, mais aussi procéder à une déclaration de confidentialité qui évite de rendre publiques des informations sensibles quant à leur comptabilité.

Les obligations comptables des commerçants sont fixées aux articles L. 123-12 à L. 123-24 du Code de commerce. Les articles L. 232-1 et suivants du même Code prévoient ensuite les règles spécifiquement applicables aux comptes sociaux, pour déterminer aux articles L. 232-21 à L. 232-25 les modalités de publicité de ces comptes annuels.