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À propos de la convention de mise à disposition d'un véhicule

En savoir plus sur la convention de mise à disposition d'un véhicule

La mise à disposition d’un véhicule, pour un salarié amené à se déplacer dans le cadre de ses fonctions, est fréquente, notamment dans le domaine du BTP ou pour les commerciaux.
Cette mise à disposition est encadrée et doit donc être délimitée par une convention de mise à disposition.

Ainsi, si vous l’envisagez, la rédaction de la convention de mise à disposition doit être rigoureuse puisqu’elle engage aussi bien l’employeur que son salarié.
Elle doit impérativement figurer par écrit dans le contrat de travail pour prendre effet.

En outre, cette convention doit également tenir compte, s’il y en a, des règles comprises à ce sujet dans la convention collective.

En utilisant le modèle de convention de mise à disposition de véhicule LegaLife, vous vous assurez d’obtenir un document conforme et détaillé.

Mise à disposition pour usage professionnel ou avantage en nature ?

On distingue deux cas lors de la mise à disposition d’un véhicule.
S’il est utilisé par l’employé dans le cadre de son travail, cette mise à disposition est conclue à titre professionnel.
En revanche, si le salarié emploie sa voiture pour un usage professionnel et privé, l’utilisation privée constitue un avantage en nature.

Vigilance ! Si le véhicule n’est pas un utilitaire, l’administration présume qu’il s’agit d’un avantage en nature. Il vous revient donc d’adresser un écrit précisant l’usage professionnel pour clarifier la situation.
Il est important de déterminer cette qualité, car si la mise à disposition est considérée comme un avantage en nature, elle devra être déclarée au titre de la rémunération de l’employé. Elle fera l’objet de cotisations sociales.

L'essentiel de ce modèle de convention de mise à disposition d'un véhicule

La convention doit notamment mentionner les informations suivantes :

  • le nom et les coordonnées des parties
  • l’usage du véhicule, strictement professionnel ou mixte
  • les conditions de défraiement par l’employeur
  • les obligations de signalement de sinistre

Sans ces informations, le document ne pourra pas produire les effets escomptés.

 

Comment utiliser cette convention de mise à disposition d'un véhicule ?

Une fois rempli, votre document est à télécharger en PDF et peut être directement imprimé en ligne.

Bon à savoir : Afin de prévenir tout abus, il est conseillé d’établir une charte d’utilisation de la voiture mise à disposition, dans le règlement intérieur ou le contrat de travail.
Il peut également être judicieux de rédiger une note interne de rappel de ces conditions d’utilisation.

En outre, l’employeur doit s’assurer que l’employé concerné est titulaire du permis de conduire.

Questions fréquentes

  • Quelle est la différence entre véhicule de fonction et véhicule de service ?

-Le véhicule de service : il ne peut être utilisé par le salarié que dans le cadre de ses déplacements professionnels et de ses trajets domicile-lieu de travail. Les trajets personnels du salarié ne peuvent être effectués avec le véhicule. Dans ce cas, l’employeur n’a pas à s’acquitter de charges sociales.

-Le véhicule de fonction : il peut être utilisé par l’employé pour ses déplacements professionnels mais aussi pour ses déplacements privés, c’est à dire en dehors des heures de travail, le week-end ou pendant les congés. Considérée comme un avantage en nature, cette mise à disposition entraîne le paiement de charges sociales.

  • La charte d’utilisation du véhicule est-elle obligatoire ?

NON. Vous n’êtes pas obligé de rédiger cette charte. Néanmoins il est conseillé de le faire pour encadrer l’utilisation du véhicule mis à disposition et réduire les risques de litiges.

  • Quel est l’impact de la qualification d’avantage en nature pour la mise à disposition d’un véhicule ?

L’URSSAF définit l’avantage en nature comme « la fourniture ou la mise à disposition d’un bien ou service, permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. Il doit être soumis à cotisations ».
De ce fait, si le prêt du véhicule est considéré comme un avantage en nature, il est intégré à la rémunération brute et assujetti aux cotisations sociales.

 

 

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