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À propos
A propos de la convocation à une réunion avec ordre du jour
Vous prévoyez une réunion de travail, et souhaitez que les intervenants soient bien préparés au déroulement de celle-ci ?
Rédigez une convocation avec un ordre du jour détaillé.
Cela permettra aux personnes présentes à cette réunion de la préparer correctement et d’optimiser au maximum votre productivité.
Que doit contenir votre convocation à une réunion avec ordre du jour ?
Vous devez y indiquer toutes les informations indispensables à son bon déroulement :
- la date et l’heure
- le lieu précis
- la liste des participants et leur qualité
- la liste d’éventuels intervenants extérieurs
- l’ensemble des points inscrits à l’ordre du jour
Indiquez également si un compte rendu de la réunion sera transmis aux participants à la suite de celle-ci ou non.
Comment rédiger votre ordre du jour ?
Soyez le plus précis possible sur les points qui vont être évoqués lors de la réunion.
Listez chaque sujet dans votre ordre du jour et détaillez les points relatifs à chaque thème.
Vous pouvez également personnaliser chaque convocation en indiquant au participant les documents qu’il devra consulter avant de se rendre à cette réunion.
Conseils d'utilisation de la convocation à une réunion avec ordre du jour
Vous pouvez soit transmettre cette convocation par mail, ou si vous souhaitez plus facilement en garder une trace il est conseillé de remettre cette convocation en main propre au participant contre décharge.
Celui-ci signe donc la convocation, et par conséquent accepte et s’engage à y participer.
Questions fréquentes
Y a t-il à respecter un délai entre la convocation et la tenue de la réunion ?
Il est conseillé de laisser un temps de préparation entre la convocation et la date de la réunion, une ou deux semaines et non la veille de celle-ci.
Doit-on prévoir un temps donné pour chaque sujet abordé ?
Vous pouvez choisir de minuter la réunion en fonction de l’importance des sujets abordés prévoir un temps donné afin d’optimiser au maximum la réunion. Vous pourrez alors aborder tous les sujets prévus dans l’ordre du jour.
Doit-on obligatoirement fournir un compte rendu aux participants après la tenue de la réunion ?
Cela n’est pas obligatoire, mais si vous souhaitez garder une trace et rappeler les directives cela est vivement conseillé.
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