Avis de confidentialité d'un courriel

Pourquoi choisir ce modèle de document ?

Face aux obligations de confidentialité du monde des affaires, le secret professionnel est essentiel, tout particulièrement pour la diffusion d’informations par Internet. Voici un exemple à remplir d'avis de confidentialité à insérer à vos mails.

modèle
gratuit
0€

pas besoin de carte bancaire

A propos de l'avis de confidentialité d'un email

Introduction à l'avis de confidentialité d'un message électronique

Depuis le développement des technologies numériques et de l’utilisation croissante d’internet comme outil de travail, se pose la question de la confidentialité des échanges d’une entreprise par courrier électronique. Ainsi, face aux fuites médiatiques d’informations confidentielles par le biais d’internet, de plus en plus d'entreprises se dotent de mécanismes de protection quant à leur système de communication, interne ou externe, et notamment pour leurs conversations par mail.

Il est ainsi de plus en plus courant de trouver, au titre de la signature électronique d’un courriel, un avis de confidentialité de ce message, voire une clause de non responsabilité. Il s’agit pour l’auteur de l’email de fixer par écrit le caractère confidentiel de sa communication, mais aussi parfois de décliner de façon générale et officielle  toute responsabilité en cas d’erreur dans la diffusion du contenu.

Autrement dit, l’avis de confidentialité apporte une double protection à vos communications. D’un côté, il vous permet d’informer les destinataires du message, notamment en cas d’erreur d’envoi, du caractère confidentiel des informations qu’il contient. Ainsi, si par exemple des données normalement réservées au cercle interne de l'entreprise sont dévoilées à un tiers, celui-ci est alors prévenu qu’il n’a pas le droit de les utiliser. De l’autre côté, l’avis de confidentialité vous fournit une protection contre des contestations sur le contenu des messages envoyés. En effet, certains emails peuvent comporter des opinions que vous ne souhaitez pas voir associées à votre entreprise, ou infecter l'ordinateur du destinataire d’un virus qui ne provient pas de vous. L’avis de confidentialité avec clause de responsabilité montre alors que vous n’êtes pas responsable de ces circonstances et ne pouvez donc pas en être accusé.

Ne pas confondre
L’avis de confidentialité d’un courriel se distingue de l’accord de confidentialité, qui engage des cocontractants à maintenir des données sensibles confidentielles dans le cadre de négociations. Il ne s’agit pas non plus de la distinction débattue entre mail professionnel et mail personnel, qui pose problème quant au respect de la vie privée au travail.

Quand utiliser ce modèle type ?

En tant qu'entrepreneur, mais aussi en tant que particulier, vous pouvez ainsi souhaiter protéger vos échanges, notamment si vous exercez une profession qui requiert une certaine discrétion (médecin, banquier, avocat, conseil).

Vous pouvez utiliser ce document pour rédiger un avis de confidentialité et l’inclure dans l’ensemble de vos courriels et ceux de vos collaborateurs. Notre exemple type, rédigé par des professionnels du droit, est à remplir en ligne au moyen d’un simple questionnaire. En effet, les informations que vous fournissez sont automatiquement prises en compte par notre logiciel pour vous permettre de générer en quelques clics un avis de confidentialité personnalisé.

L'essentiel de l'avis de confidentialité d'un courriel

L’avis de confidentialité d’un courriel se présente comme une sorte de note de bas de page, un ajout à la signature électronique qui établit le caractère confidentiel du message envoyé. Il n’est pas encadré par le droit, mais la pratique détermine les clauses généralement attendues.

L’avis de confidentialité peut comporter plusieurs paragraphes relatifs chacun aux différents dommages que peuvent causer les informations diffusées :

  • Une clause de non responsabilité : elle vous permet d’exclure l’engagement de votre responsabilité ou de la responsabilité de votre entreprise pour le contenu diffusé par erreur ;
  • Une clause pour vous prémunir contre la diffusion d’un virus par le courriel faussement distribué ; et
  • Un message pour vous désolidariser ou désengageant votre entreprise des propos tenus dans le courriel envoyé.

Pour obtenir un document adapté, il vous suffit de renseigner les éléments nécessaires à votre identification, et de choisir les clauses que vous souhaitez inclure à votre avis de confidentialité. Notre logiciel vous propose en effet la possibilité d’inclure une clause relative aux virus ou à la perte de contenu.

Comment utiliser ce modèle à remplir ?

Une fois votre avis rédigé à l’aide de notre logiciel, vous pouvez le télécharger, puis l’utiliser à votre guise. Généralement, il est inséré à la signature automatique prévue par votre messagerie électronique, pour être inclu dans chaque message que vous envoyez.

Questions fréquentes

Est-il obligatoire d’insérer à un email professionnel un avis de confidentialité ?
NON. Il s’agit d’une simple possibilité. Dans certaines professions, les communications entre professionnel et client sont cependant protégées, et un avis de confidentialité peut permettre d’accentuer cette protection. En outre, de nombreuses entreprises incluent ne serait-ce qu’un phrase de confidentialité dans leurs courriers électroniques pour son effet dissuasif sur d’éventuelles fuites d’informations confidentielles sur internet. Il peut également être utile d’y insérer un “disclaimer”, c’est-à-dire une clause de non responsabilité, pour éviter certaines accusation.

Faut-il rédiger un avis de confidentialité en anglais ?
NON. Il n’est pas nécessaire de traduire votre avis de confidentialité, sauf si votre entreprise est investie dans des relations internationales d'affaire. Dans ce cas, une traduction version anglaise peut être utile pour des clients ou partenaires étrangers.

L’avis de confidentialité d’un courrier est-il réservé aux échanges professionnels ?
NON. Certains particuliers choisissent de rédiger un avis de confidentialité pour protéger leur messagerie personnelle. En effet, il peut être rassurant de protéger ses messages par ce biais, notamment dans le cadre de mails à caractère administratif, dans lesquels des informations personnelles peuvent être dévoilées. La protection des données sur internet est en effet un sujet sensible dans l’opinion publique, et de plus en plus encadré par le droit.

Comment ça marche ?

 
1
Répondez à un questionnaire
2
Notre logiciel crée votre document
3
Accédez à votre document personnalisé
En option : Faites relire votre document par un avocat
Challenges
le Monde
JDN
les Echos
Capital

Aperçu du document

Vous trouverez ci-dessous un exemple de document généré par LegaLife. Il s'appuie sur un modèle rédigé par des avocats spécialisés et est à jour des dernières évolutions législatives.

Les informations contenues dans ce courriel sont strictement confidentielles et réservées à l’usage de la ou des personne(s) identifiée(s) comme destinataire(s). Si vous avez reçu ce message par erreur, merci de le supprimer et d’en avertir immédiatement son expéditeur.
 

L’usage des informations contenues dans ce message ou les documents qui y sont attachés est interdit.
 
Le contenu de ce message ne contient aucun engagement et les opinions qui y sont exprimées n’engagent pas Monsieur ______ ______.

Monsieur ______ ______ décline sa responsabilité pour la propagation de tout virus ou toute perte, transformation, dégradation d’un contenu transporté par ce courriel.

Grâce à un questionnaire complet et intuitif, LegaLife vous permet de générer en quelques minutes votre document entièrement personnalisé.

Ce que nos clients disent de nous

Ces documents peuvent également vous intéresser

Commerce en ligne

Informez vos clients

Mentions légales

Informations obligatoires à mettre à disposition du public

CGV et CGU pour les services en ligne

Rédigez les conditions générales de vente et d'utilisation de vos services

CGV et CGU pour les produits en ligne

Rédigez les conditions générales de vente et d'utilisation de vos produits

Protégez votre commerce

Accord de confidentialité

Protégez des informations confidentielles

Avis de confidentialité d'un courriel

Insérez cet avis à la fin de vos courriels


Créez votre entreprise

Rédigez les statuts

Statuts SCI

Rédigez les statuts de votre SCI dès maintenant

Statuts SASU

Rédigez les statuts de votre SASU

Statuts SAS

Une société alliant simplicité et souplesse

Statuts SARL

Montez une société à plusieurs associés

Statuts EURL

Créez votre entreprise unipersonnelle

Protégez votre entreprise

Accord de confidentialité

Protégez des informations confidentielles

Avis de confidentialité d'un courriel

Insérez cet avis à la fin de vos courriels

CGV pour les services hors ligne

Encadrez votre activité de fourniture de services hors internet

CGV pour les produits hors ligne

Encadrez votre activité de fourniture de produits hors internet

Créez votre site internet

Mentions légales

Informations obligatoires à mettre à disposition du public

CGV et CGU pour les services en ligne

Rédigez les conditions générales de vente et d'utilisation de vos services

CGV et CGU pour les produits en ligne

Rédigez les conditions générales de vente et d'utilisation de vos produits

Conditions générales d'utilisation d'un blog

Encadrez l'utilisation des services et informations de votre blog

Contrat de webdesigner freelance

Le contrat pour recruter un freelance designer

Démarches administratives

Déclaration sur l'honneur de non-condamnation

Attestez de votre non-condamnation

Challenges
le Monde
JDN
les Echos
Capital