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Introduction à la lettre de refus de candidature
En tant qu’employeur, la gestion quotidienne de votre équipe nécessite d’accomplir de nombreuses démarches, le personnel étant un élément essentiel de l’entreprise. Ainsi, de même que se séparer d’un employé exige une attention particulière, le processus de recrutement bien que moins encadré peut être long et complexe.
Lorsque vous envisagez d’embaucher un nouveau salarié, établir une check list peut vous rendre service pour être sûr de ne rien oublier. En effet, entre les candidatures spontanées et les réponses à une éventuelle offre d’emploi, il peut être difficile de s’y retrouver.
En cas de poste vacant dans votre entreprise, vous pouvez ainsi rédiger une offre d’embauche, qui vous permet d’établir les modalités du poste proposé et du profil recherché: intitulé du poste, compétences recherchées, type de contrat (CDI, CDD, intérim, stage), temps de travail (temps plein ou temps partiel), date d’entrée en fonctions… Après avoir rédigé une description du poste et publié une annonce, vous commencez à recevoir des candidatures, auxquelles il vous faut alors répondre, que cette réponse soit positive ou négative.
Quand utiliser ce modèle de document ?
En tant qu’employeur ou chargé du recrutement, vous avez reçu une candidature, qu’elle soit spontanée ou qu’elle corresponde à une offre. Si vous ne souhaitez ou ne pouvez accepter cette candidature, vous devez malgré tout répondre au candidat. En effet, même s’il s’agit d’un refus, il est préférable d’adresser une réponse aux candidats, pour leur montrer que leurs profils ont effectivement été étudié par votre entreprise, à la fois par respect pour eux, et en gardant à l’esprit que cela peut influer sur la réputation de votre société.
En principe, le recruteur est libre dans son choix d’embauche, et peut donc accepter ou refuser une proposition sans contrainte, de même qu’il établit librement les modalités du processus de recrutement. Cependant, cette règle est tempérée par quelques cas spécifiques. Il peut ainsi y avoir des embauches prioritaires (notamment pour les travailleur handicapés et assimilés selon des règles dites de discrimination positive), mais aussi des droits de réembauchage (salariés précédemment licenciés pour motif économique). Le refus de candidature n’est donc pas absolument libre, particulièrement quant au principe de non discrimination à l’embauche. Il est en effet strictement interdit par le Code du travail de rejeter une candidature sur la base de critères de nature discriminatoire: à raison du sexe, des origines, des opinions, de la situation de famille, de l’apparence,…
L'essentiel du refus de candidature
Dans le cas d’une candidature non retenue, la loi n’encadre pas la réponse de l’employeur recruteur. La forme de cette réponse est donc libre, tant qu’elle n’est pas abusive par ses motifs. Ainsi, il est impératif de baser un refus de candidature sur des raisons objectives, pour éviter toute contestation et accusation de discrimination devant le Conseil des Prud’hommes. En substance, il s’agit donc d’informer le candidat du fait qu’il ne correspond pas à vos attentes, mais de le faire d’une manière qui permette d’atténuer la déception conséquente.
Quoi qu’il en soit, il peut être difficile de trouver les bons mots pour formuler une réponse négative. Notre modèle, rédigé par des professionnels du droit, vous fournit une lettre type à remplir au moyen d’un questionnaire. Formelle mais concise, elle est automatiquement personnalisée par notre logiciel à l’aide de vos réponses, pour vous permettre de générer en quelques clics un document personnalisé mais conforme à la pratique.
Pour obtenir votre lettre de refus de candidature, il vous suffira de fournir les informations suivantes :
- L’entreprise : mentionnez la dénomination sociale, le type de société, le capital social, les coordonnées, le numéro et la ville d’immatriculation de l’entreprise.
- Le candidat : indiquez le nom, le prénom et les coordonnées du candidat refusé.
- La candidature : précisez le type de candidature à laquelle vous répondez. Soit elle est spontanée, soit elle répond à une annonce.
- La lettre : renseignez l’identité du rédacteur de la lettre, la date et la ville de rédaction ainsi que le moyen de transmission de la lettre.
Comment utiliser ce modèle à remplir ?
Une fois complétée en ligne, votre réponse est à télécharger puis à imprimer directement remplie, sans oublier de la signer. Vous pouvez alors transmettre votre courrier de refus au candidat, par lettre simple ou recommandé avec accusé de réception, ou encore par mail.
Le destinataire pourra ensuite vous adresser une relance, ou une demande de précisions après refus, auquel cas vous devrez pouvoir lui expliquer votre décision par des motifs objectifs, sans quoi il sera fondé à introduire une contestation devant le Conseil des Prud’hommes pour discrimination à l’embauche.
Questions fréquentes
L’employeur est-il libre de refuser une candidature ?
En principe, le recrutement se fait à la liberté de l’employeur ou du recruteur, ce qui signifie qu’il est libre de refuser un candidat sur les critères de son choix. Cependant, il faut garder à l’esprit qu’il existe des priorités d’embauche ou de réembauche à respecter. En outre, la décision de l’employeur doit se fonder sur des motifs objectifs, qui ne peuvent en aucun cas être de nature discriminatoire.
Que faire en cas de demande de précisions après refus de candidature ?
Suite à un refus de candidature, le candidat rejeté peut demander au recruteur de lui apporter des précisions sur les raisons de ce refus, soit pour son information personnelle afin de mieux appréhender ses atouts et ses faiblesses, soit car il considère que ce refus est abusif ou fondé sur des motifs discriminatoires. Dans ce cas, il faut simplement lui expliquer pourquoi vous ne l’avez pas retenu pour la suite du processus de recrutement.
Peut-on répondre à une candidature par téléphone ?
OUI. Il n’est pas obligatoire d’adresser un refus de candidature par écrit. En pratique, il est même fréquent que les recruteurs ne répondent pas aux candidats qu’il ne comptent pas convoquer à un entretien. Toutefois, il est plus respectueux, si ce n’est préférable en matière d’organisation interne du recrutement, de répondre aux candidats rejetés, ne serait-ce que par téléphone ou par courrier électronique.
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